知道如何制作工资表是生存所必需的吗小型企业即使是那些只有少数员工的公司。有几种方法可以完成这个任务，但最适合你的一种取决于几个因素。你需要仔细权衡你的组织规模、预算和你有多少时间。要做出战略决策，全面了解工资表的内容也是必要的。本指南包括:

虽然自己做工资单涉及很多步骤，但它们并不代表与ADP合作时的流程。188bet金宝搏app我们使用自动化来简化手工劳动，解放您的时间。

工资是如何运作的?

运行工资单包含许多计算。你需要考虑到工资、工作时间、福利、税收减免和奖金，并在每一步都遵守联邦和州的规定。成功的关键在于从一开始就建立一个有助于解决遵从性问题的流程。否则，你可能会因为申请而面临昂贵的罚款工资税错误地或错过最后期限。底线是，除了每隔几周开一张支票，工资表上还有很多东西。

如何制作工资表

如何建立工资表

无论您选择如何运行工资单，设置基本上是相同的。首先，你需要向联邦和地方当局提供有关你的企业和员工的信息。创建工资表决定提供哪些福利也很重要，购买工伤保险和开设一个专门用于支付工资的银行账户也很重要。

步骤1 -申请EIN

在政府看来，个人是通过他们的社会安全号码来识别的。企业也是如此，除了它被称为雇主识别号码(EIN)或联邦税务识别号码。您的组织将需要一个以提交工资税。获得一个EIN是免费的，可以很容易地在网上或通过邮件使用表格SS-4，雇主识别号码申请表．一旦被批准，它是永久的，不能取消。

步骤2 -获取您本地或州的企业ID

评估所得税的州和地方政府也要求企业拥有识别号码。您获得证书的方式各不相同，因此请向您所在地区的适当机构了解具体细节。一般来说，你应该先申请联邦EIN，因为有些州可能会使用相同的号码来识别你的企业。

此外，许多州要求州失业身份证号码，这必须不同于州所得税号码。你可以用这个号码代表你的雇员报税。

如果你的公司位于新墨西哥州、华盛顿州或怀俄明州，你需要一个单独的身份证号码来申请工伤赔偿保险。

步骤3 -收集员工文件

一旦你有了你的业务细节，你的员工必须为政府机构填写一些文件。这些文件大多是在新员工上班的第一天完成的:

  • 表格I-9，就业资格证明
    在美国，使用表格i - 9核实被聘用人员的身份和就业许可。
  • W-4表格，雇员扣缴证明
    为了确定从雇员工资中扣缴多少联邦所得税，每个工人需要填写一份表格形式圆满填写完减免证明．它包括几个步骤，包括输入个人信息和存档状态、多份工作或工作的配偶、申请的受抚养人，以及必要时的其他调整。
  • 国家扣缴津贴证明
    在大多数州，你必须从员工工资中预扣州税和联邦所得税。为此，您的员工需要填写州扣缴证明或IRS W-4表格。请注意，阿拉斯加、佛罗里达州、内华达州、新罕布什尔州、南达科他州、田纳西州、德克萨斯州、华盛顿州和怀俄明州都没有对工资征收州所得税。

除了填写政府文件外，你的员工还必须提供他们的家庭住址和社会安全号码，这样你才能准备和交付他们的年度报告W-2表，工资和税收报表．如果你提供福利，你需要他们的选择来进行适当的工资扣除。

步骤4 -选择工资期

当谈到选择工资表，你有四种常见的选择:每周、两周、半月和每月。然而，这个选择可能并不完全取决于你，因为某些司法管辖区对不同类型的员工、雇主或情况要求特定的薪酬频率。

例如，制造业雇主或受集体谈判协议覆盖的雇主可能要求比一般管辖权规定更频繁的工资时间表。这些规定通常还包括要求在工资期结束后多久必须向员工支付工资。

当你缩小选择范围时，请记住，你越频繁地运行工资表，你就会产生越多的会计和处理费用。在遵守管辖要求的同时，尽量在成本效益和便利性之间取得平衡。

每周支付

周薪制在制造业、建筑业和餐饮业很常见，适合低工资的体力劳动工作。这些类型的工人需要更多的工资来满足他们的生活状况。

两周一次的支付

这种工资方式可能最适合小时工，因为加班费通常是按工作周计算的。零售业员工有时也以这种方式获得报酬。

次支付

受薪员工通常更喜欢半月工资，因为它的一致性和现金流的可预测性。包括金融服务和医疗保健在内的许多行业都采用这种支付模式。188bet金宝搏app

每月支付

由于处理频率较低，月工资是最便宜的工资选择，通常是为高薪高管保留的。

第五步——购买工伤保险

工人的补偿这是一项由国家规定的计划，为因工生病或受伤的雇员支付医疗、康复和部分损失的收入。此外，如果雇员死于工伤，家属可能有权获得福利。

在美国的一些地区，即使你只有一名员工，你也需要购买工伤赔偿保险。你可以通过私人保险公司或国家保险公司购买保险。

工人的补偿不会从工资中扣除，但当提出索赔时，你必须向你的州提交报告。

第六步——为员工提供可选择的福利

好处——比如健康保险、牙科保健、人寿保险和退休计划——可以使你的公司成为一个有吸引力的工作场所。员工通常会支付一部分费用，从他们的薪水中扣除。多少取决于你提供的计划类型和个人选择的保险范围。一些福利，如符合《国内税收法》第125节具体要求和规定的自助餐厅计划，可以在税前基础上提供。罗斯个人退休账户(Roth IRA)等其他计划则在税后基础上进行扣除。

步骤7 -开一个工资银行账户

许多企业选择开立一个独立于他们的商业账户的银行账户，只是为了支付工资。如果你这样做，这个账户只用于支付员工工资和履行纳税义务。这将使您能够更准确地记录您的工资交易。

如何自己计算和制作工资

许多小企业开始自己发工资如果你只有少数几个员工，这可能是一个具有成本效益的选择。然而，你是否能正确地做到这一点取决于你个人的技能和经验。任何错误的计算都可能导致昂贵的罚款，这可能会影响你的底线。为了避免这种情况，您需要仔细维护您的所有工资记录，仔细检查你的数据输入，并在所有报税截止日期前完成。

步骤1 -计算工作时间和总工资

手动处理工资单的第一步是计算每个员工在给定的工资期间工作的总小时数。纸质时间表、电子表格和打卡钟都是追踪这些信息的方法。然后，总工作时间乘以每个工人的工资率，或者至少是适用的最低工资，以确定总工资。

如果你的员工不是免费的，记得把他们收到的小费和加班时间算进去。加班工资的计算依据公平劳动标准法在美国，每周工作时间超过40小时的员工，将其工资乘以不低于正常工资的1.5倍。虽然你可以定义工作周的开始和结束时间，但它们必须由连续的7个24小时时间段组成。还要注意，某些州对加班费的发放时间有不同的要求。例如，有些公司要求一天工作八小时后支付加班费。

步骤2 -处理工资扣除

一旦你计算出了总工资，开始根据你之前收集到的员工信息处理工资扣减。

首先，进行税前扣除。如果你为你的员工提供合格的健康福利，401(k)退休计划或团体人寿保险，这是你将扣留这些缴费的时候。

接下来，计算法定扣除额，包括联邦和州所得税以及社会保障和医疗保险税，也被称为联邦保险贡献法案(FICA)税收。每个雇员的工资都有一部分用于缴纳FICA税(直到达到社会保障工资基数)，作为雇主，你必须匹配这两种税。你还需要支付联邦失业税(FUTA)，但这不会从员工工资中扣除，完全是你的责任。请注意，某些州和地方司法管辖区有额外的税款，必须从雇员和/或由雇主支付。

最后，减去税后扣除。有法院裁定的工资扣缴、罗斯个人退休账户(Roth IRA)退休计划和工会会费的员工都需要缴纳这些税款。

步骤3 -计算净工资和支付员工

当所有的税前和税后扣除都从员工的总工资中减去后，你就剩下了净工资或实得工资。你有几个分配净工资的选择，只要你遵守管理工资支付的各种联邦和州法律。

如果您使用的是电子交付，那么您应该熟悉每个辖区的具体要求。大多数州还要求雇主在每次支付工资时都要附上一份工资表。各州法律对如何向员工发放工资表有不同规定。

除了合规性，灵活性和成本是今天最重要的。许多雇主正在放弃传统的支票，因为纸张、材料和邮资会增加工资的运营成本。备选方案，例如直接存款而且paycards，更便宜，更方便，可以帮助吸引潜在的人才到你的企业。

步骤4 -提交税务报告

从员工的工资中扣除税款只是战斗的一半。你还必须向包括联邦政府在内的各个机构提交文件。

一般来说，你可以使用表格941，雇主季度联邦纳税申报单支付你的FICA税份额，并报告你从员工工资中扣缴的所得税、社会保障税和医疗保险税。

你也可能需要提交文件表格940，雇主年度联邦失业(FUTA)纳税申报单．记住，只有雇主支付FUTA税，所以不要从员工工资中扣除。

除了FUTA，大多数雇主还要缴纳州失业税。这些应该根据当地的指导方针进行归档。

步骤5 -记录和存储工资记录

除了正确计算工资之外，避免合规问题的最好方法就是认真对待记录。每个员工的工资记录1应包括:

  • 姓名及职业
  • 地址
  • 社会保险号码
  • 员工一周开始工作的日期和时间
  • 每天和每周工作的小时数
  • 支付雇员工资的依据
  • 正常时薪
  • 每天或每周的直接收入总额
  • 每个工作日的加班工资
  • 工资总额
  • 从工资扣除
  • 津贴声称
  • 净工资
  • 每次付款的日期及付款期间
  • 扣缴税款
  • 形式圆满填写完减免证明

用于税务目的的记录必须存档至少4年。所有其他的都应按照联邦或司法管辖区的要求保存，以较大者为准。如果有疑问，请与相应的联邦、州或地方机构核实，以确保你在正确的时间内保存了正确的文件。

此外，许多州都有防止工资盗窃的法律，要求你以书面形式向你的员工提供有关他们的工资和其他福利的具体信息。这通常必须在雇佣日期和任何有更新的时候完成。你必须在国家规定的期限内保留这些通知。

第六步——报告新员工

新员工报告与国家新员工名录(NDNH)共享，并与州和联邦层面的子女抚养费记录进行匹配，以找到父母。出于这个原因，联邦法律要求你在向指定的州机构雇用新员工的20天内收集并报告7个数据元素。一些州要求额外的数据或有更短的截止日期，所以请与当地政府核实。

如何使用专业服务来发放工资188bet金宝搏app

随着你的小企业的发展，你雇佣了更多的员工，DIY工资单可能会变得太困难和耗时。或者，你可能会决定把精力花在改进产品和服务上，而不是管理工作上。188bet金宝搏app在这一点上，外包工资是有意义的。

在这方面你有几个选择-与薪资服务提供商188bet金宝搏app，将你的整个人力资源部门外包给一个专业雇主组织或者雇一个会计。在这三者中，薪资服务提供商往往是最具成本效益188bet金宝搏app的，并提供一系列好处，包括准确性、合规性支持和数据安全性。

第一步-提供税务信息和文件

当你决定了一个工资服务提供商，你需要向他们提供你所有的工资记录。188bet金宝搏app这些可能包括:

  • 员工个人信息
    现在是让你的员工验证他们所有细节是否正确的好时机。提供自助服务的供应商将使未来的更新更容易。188bet金宝搏app还要记得提供前一年离职员工的信息，以便他们收到W-2表格。
  • 工作信息
    在其他细节中，你需要每个员工的工人分类、豁免状态、补偿、雇佣日期、W-4表格细节和扣押令。
  • 公司信息
    您的联邦和州税号以及今年迄今和季度迄今的纳税总额将是您的提供商代表您提交工资税的必要条件。
  • 国家有关规定
    通知您的新供应商适用于您业务的所有政府规定。

步骤2 -报告代理授权

如果你选择与工资服务提供商合作，国税局要求你通知他们。188bet金宝搏app这是通过表格8655，报告代理人授权表格．它允许您的供应商代表您执行工资任务，例如:

  • 支付员工
  • 准备并递交W-2表格
  • 提交若干报税表(例如表格940及941)
  • 接收工资单和税单
  • 代表你的企业向联邦政府付款

步骤3 -处理工资单

多亏了自动化，工资软件使管理工资的劳动强度大大降低。在大多数情况下，您所要做的就是在系统中输入一次员工和业务数据，并只在需要时进行更新。然后，该软件会替你处理计算、员工薪酬和税务申报。

为了从购买中获得最大的价值，请考虑把工资与其他人力资源职能。许多供应商可以同步他们的工资软件与时钟，一般会计分类账和福利管理。这样的集成可以提高效率，让你和你的员工都更容易完成任务。

有用的工资单工具来完成工资单

无论你是手动管理工资，还是与服务提供商合作，你都不是一个人在这样做。188bet金宝搏app188bet金宝搏appADP提供了一系列工具，可以帮助您和您的员工管理与工资相关的财务:

常见的工资错误

自动发放工资是最好的方法帮助消除工资错误．除此之外，你可以通过避免这些常见的工资错误来节省金钱和麻烦:

  • 错误分类的工人身份
    将工人错误分类为独立承包人当他们实际上是员工时可能会受到处罚。
  • 工资记录不准确
    联邦和州都规定了你必须保存工资记录的时间。在销毁文档之前，了解您的业务需要什么。
  • 逾期缴纳税款
    如果你使用工资日历，跟踪你的付款日期，并创建纳税截止日期提醒，以避免逾期申报。
  • Misprocessed装饰
    你可能会因为没有扣除或不正确地扣留他们而被罚款。
  • 少报应税补偿
    如果你提供股票期权或员工折扣，这必须报告给政府。
  • 工资欺诈
    更新员工银行账户和W-4表格应该亲自完成，而不是通过电子邮件完成，以防止工资钓鱼诈骗。

工资常见问题

尽管技术的进步让发薪变得更加容易，但不断变化的劳动力和合规法规继续让发薪变得复杂。我们的常见问题可以帮助你了解工资的基本知识。

什么是工资单?

工资单这个词对不同的人有不同的含义。员工可能会考虑他们多久拿一次钱，拿多少钱。而作为雇主，你可能会看到整个过程的更大图景——计算、员工分类和税收减免——这些都是为了创造工资。实际上，工资单就是所有这些东西。

我如何开始编制工资表?

来开始处理工资表，您将需要收集关于您的每个员工和公司的信息。这包括工人分类，扣缴税款详情社会保险号码，营业税ID号码等等。你还必须确定发工资的频率和你将为员工提供的福利类型，因为这些通常都是从他们的工资中扣除的。如果你从向薪资服务提供商提供手动薪资流程，您可能需要培训，以便能够熟练使用该产品。188bet金宝搏app

使用工资系统的好处是什么?

与薪资服务提供商合作的主要好处之一是，它让你有更多的时间专注于你的小企业运营，而不是繁重的管理任务。188bet金宝搏app它还可以节省你的钱，因为你不太可能犯错误或错过报税截止日期，这可能会导致昂贵的罚款。所有这些都可以通过自动化实现。薪资软件代表您支付员工工资和报税，并可以帮助您跟上不断变化的合规法规。

工资税是如何计算的?

工资税通常是通过从雇员的总工资中扣除以下部分来计算的:

  • 联邦所得税，基于W-4表格细节
  • 社会保障税(工资的6.2%)
  • 医疗保险税(工资的1.45%)
  • 州税和地方税

作为雇主，你需要缴纳社会保险和医疗保险税，并额外缴纳6%的联邦失业税，尽管如果适用州失业税，税率可能会低一些。

本指南旨在作为分析雇主工资义务的起点，而不是全面的需求资源。它提供有关主题的实际信息，并理解ADP不提供法律或税务建议或其他专业服务。188bet金宝搏app188bet金宝搏app

所提供的税收数据是截至2020纳税年度的数据。

1根据各种联邦和州法律，雇主必须保留的基本记录还有其他要求。请记住检查每个司法管辖区的合规要求。

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