常见的薪资问题和答案
处理工资单意味着对员工的工作进行补偿。它包括计算总工资收入，扣缴扣除额，提交工资税和交付付款。这些步骤可以手动完成，但自动化过程通常更准确和有效，并可能帮助您遵守各种规定工资的规定．
如何手动处理工资单?
如果你是一家只有几个员工的小公司，并且选择手动处理工资表，你将需要精确记录工作时间、支付的工资和工人分类，以及其他细节。你还必须确保你的计算是正确的，并记得按时向政府部门提交所有必要的税收和文件。当你增加更多的员工时，工资就变得更具挑战性，你犯的任何错误都可能导致昂贵的税务处罚。
工资对现金流的影响
即使你没有付钱给别人帮你发工资在美国，它仍被视为一项业务支出。这是因为你的员工工资和你的工资税份额削减了你的利润率。如果业务放缓，你可能会面临延迟付款或从其他资源转移资金的艰难决定。188bet金宝搏手机客户端下载
限制工资对现金流影响的一种方法是给员工发工资使用直接存款或者用数字支付代替纸质支票。因为你不知道别人什么时候会兑现工资，所以要确保你的银行账户里总是有足够的资金就变得更加困难了。使用直接存款，你只需要在每月的某些日子支付工资，让你更好地管理你的财务。此外，数字化还降低了印刷纸张的成本。
工资的规定
工资处理的某些方面是由美国国税局(IRS)和劳工部(DOL)监管的。188bet金宝搏app你必须遵守的法律包括:
公平劳动标准法
FLSA规定，非豁免工人的最低工资不低于每小时7.25美元(2009年7月24日生效)，加班费不低于每周工作40小时后正常工资的1.5倍。这意味着你需要一个精确的跟踪方法118金宝博官网 所以你可以依法申请加班费。
FSLA还要求你为每个非豁免工人保留特定的记录。工资记录，例如，通常包括每天的工作时数、工作周内的总工作时数、员工工资的支付基础、正常时薪率、工作周的加班总额、支付日期和涵盖的期间，以及每个期间的工资总额。这些记录必须保存至少三年，而计算工资单所依据的记录，如考勤卡，则需要保存两年。
联邦保险缴款法
FICA要求每个员工总收入的一部分用于支付医疗保险和社会保障福利。每个支付期，你必须扣除6.2%的社会保障税(直到达到工资基数)和1.45%的医疗保险税。你还需要匹配这些扣除，这使得每位员工的FICA税总额达到15.3%。
联邦失业税法
大多数雇主为联邦和一个州的失业计划提供资金，以补偿失去工作的工人。因此，FUTA不是工资扣除，因为它只适用于雇主，而不是雇员。为了遵守这一规定，你必须为一年内支付给员工的头7000美元支付6%的税。但是，如果您有家庭或农业工人，则可以申请豁免。
工资处理各州的规章制度
除了联邦法规，你还必须遵守州工资处理法律。每个州都有自己的规定，有些比其他州严格，管理最低工资、发薪日时间表和记录保存。因此，如果您跨州开展业务，那么您的工资合规将变得更加困难。
保持合规的一个好方法是让高管或法律部门的人编制一份适用于你的组织的所有劳动法的清单。要求他或她跟踪现有法律的变化，并记录任何拟议的新法律。至少每月检查一次这些发现，这样你就可以充分调整你的操作，避免惩罚。
申请EIN
雇主识别号码，也称为联邦识别号码，是一个9位数字(格式:00-0000000)，美国国税局(IRS)用于跟踪您的组织以实现税收目的。188bet金宝搏app把它想象成你公司的社会安全号码。您可以在线或通过发送免费申请EIN表格SS-4，雇主身分证明号码申请表到国税局去。一旦被批准，它就不能被取消，只要你继续经营，它就会与你的组织保持联系。一些州和地方政府也可能要求你有一个单独的税务识别号码。
工资单所需文件
在你开始处理工资单之前，你通常需要收集这些文件，其中一些可能是政府机构要求的:
W-4表格，雇员扣缴证明
在他们上班的第一天，新员工通常会完成一项工作W-4表格，雇员扣缴证明，你将用它从他们的工资中扣除正确数额的联邦所得税。如果你的员工的个人或财务状况发生变化，你应该每年填写一份新的表格，尽管这不是强制性的。W-9表格，纳税人识别号码和证明申请
如果你雇佣的是自由职业者或独立承包人，你应该要求他们在申请表上提供他们的姓名、地址和社会保险号或税号W-9表格，纳税人识别号码和证明申请．这份文件是供你记录的，不会送到国税局。在年底，你将使用W-9上的信息来报税表格1099-NEC，非雇员补偿上面显示了你支付给独立承包商的费用。表格I-9，就业资格证明
在美国，使用表格I-9，就业资格证明核实任何人员的身份和工作授权你雇佣的人．员工必须在上班第一天填写这张表格。一旦他们这样做了，你有三个工作日完成和签署第二部分。员工还需要出示身份证明文件，如护照或驾照，并必须证明他们的就业授权。除非授权代表要求，否则I-9表格不会被发送到政府机构。工作申请
虽然求职者通常会提供一份简历，但求职申请可以帮助你获得有关潜在新员工的一致信息。大多数都需要签名，以验证细节的准确性，你可以用它开始为你决定雇佣的任何人准备工资记录。银行信息
如果你计划提供直接存款，你将需要你的新员工向你提供他们的银行名称、账号和路由号码。或者，他们可以提供一张作废支票。医疗保险表格
你可能是出于好意，真正关心员工的健康，但在没有事先获得书面授权的情况下，你不能从他们的工资中扣除保险费。退休计划文件
像健康福利一样，退休计划是一种自愿的工资扣除，在你可以拒绝向401(k)或其他退休账户缴费之前，需要员工签字。
看看工资单有多简单
比较包如何给工人分类
为了遵守联邦工资税法，你需要正确地将你的工人分类为雇员或独立承包商。做到这一点的一般步骤是:
- 评估正在进行的工作的性质。
如果你只有权控制或指导工作的结果，而不是要做什么和如何做，那么一个工人可能是一个独立的承包商。如果你既控制要做什么又控制怎么做，那么工人通常就是雇员。 - 确定是否适用工资扣除。
仅对支付给员工的工资预扣所得税、社会保障税和医疗保险税，不是独立承包商．这些类型的工人根据他们的收入支付自雇税。 - 向国税局提交W-2表格，蜡和税务报表。
包括支付给员工的所有形式的报酬，包括工资和小费，以及扣缴的税款。 - 文件表1099-NEC，独立承包商的非雇员补偿。
你通常必须报告支付给非雇员的600美元或以上的款项。填写完的表格将被发送给国税局和工作人员。
在确定一个工人的身份时，要特别注意细节。错误的分类可能会导致处罚，你可能要对拖欠的工资负责，包括加班费。如果你需要帮助来确定工作人员的状态，你可以提交SS-8表，为联邦就业税和所得税扣缴目的确定工人身份到国税局去。
典型的工资周期是什么?
在美国，最常见的工资周期或工资周期是两周一次。看看它与其他工资频率的比较:
| 工资周期 | 每年的薪水 |
|---|---|
| 两周一次的 | 26 |
| 每周 | 52 |
| 每半月一次 | 24 |
| 每月 | 12 |
工资计划考虑事项
工资计划取决于个人喜好，但可能适用最低标准。一些州要求所有员工至少每个半月支付一次，而另一些州则对不同类型的工人有特定的频率。如果你不受州发薪日要求的约束，你可以选择最适合你和你的员工的发薪期。员工，尤其是那些低薪工作的员工，通常更喜欢更频繁地拿到工资，但随着你的工资频率上升，你的工资处理成本也会上升。你需要仔细权衡员工的期望和预算，并遵守所有州的法律。
创建工资政策
为了确保你的工资单准确、及时、符合所有规定，你需要与你的员工和工资单部门建立指导方针。一个典型的工资政策包括:
工作时间定义
明确规定的工作周是必要的，以遵守FSLA加班规则，以及国家工资支付要求。你可以选择一周的开始和结束时间，但通常必须是连续的7个24小时。
时间和出勤率
准确的工资单从精确的计时开始。你的员工应该知道如何记录他们的工作时间——考勤表，纸质的时间表等等——审批流程，以及对提交虚假记录的纪律处分。
休息时间
联邦政府不要求午餐或午休时间，但大多数州都要求。当提供休息时间时，要明确规定休息时间的长度，让员工知道是带薪还是无薪，以及他们是否需要打卡。
加班
解释谁有资格获得加班费，以及加班费是如何实施的。FSLA所涵盖的非豁免雇员的工作时间必须不低于最低工资，每周工作超过40小时，每小时的工资至少是正常工资的1.5倍。如果你所在的州也有加班规定，你必须遵守为员工提供最慷慨福利的法律。例如，加州规定，每个工作日工作时间超过8小时、每周工作时间超过40小时的员工，必须获得正常工资水平的1.5倍。另外，CA有一个支付双倍时间的要求，FLSA没有这个要求。
支付时间
记录下你支付员工工资的频率。每周、两周和半月是最常见的。还要注意发薪日是每周的哪一天。
强制性工资扣除
弄清楚所有将从员工工资中扣除的联邦税和州税。包括他们需要填写的表格信息，以使他们的扣缴金额正确，以及工资扣缴是如何工作的。
自愿扣除工资
如果你为员工提供医疗保险或退休计划，说明费用以及他们如何参与。此外，还应提供有关税前或税后福利支付的信息。
工资结构
在你的公司里，要公开员工的不同薪酬方式，无论是小时工资、工资、奖金、佣金还是股票期权。此外，要仔细关注有关离职人员最终工资支付的州法律。
工资记录
FSLA和州当局要求工资记录在一定时期内存档。记录适用于你的记录法律，以及你将如何保密。
指定一个工资经理
每个企业都需要有人这样做管理工资．你可以为此专门雇佣一名员工，但在大多数情况下，这个角色由办公室经理、人力资源总监甚至是所有者来担任。188bet金宝搏手机客户端下载因此，许多工资单管理员都这样做了职责不仅仅是管理工资单．他们的任务通常是提供客户支持，回答员工问题，分析工资系统，跟上监管问题，与审计人员合作，并排除技术错误。
那些出类拔萃的人工资经理拥有特定的技能。他们往往注重细节，有条理，善于分析，有技术倾向。然而，他们的成功需要员工、经理和人力资源部门的集体合作。188bet金宝搏手机客户端下载例如，工人必须提交准确的信息，经理需要及时批准考勤卡，以便正确及时地处理工资单。
跟踪员工的时间和出勤情况
你的工资管理员如何管理时间和出勤——无论是一个时钟、一个移动应用程序还是铅笔和纸——完全取决于你。但是请记住，手动操作可能会导致人为错误。你可以通过使用自动化的报表来帮助消除这些错误，加快工作流程，使工资经理的工作更容易时间与工资单集成的考勤解决方案。
计算税
作为雇主，你有责任从每个雇员的工资中计算和扣缴联邦、州和地方的税款。您预扣的金额由您的员工提交的W-4表格和当前的税率决定。此外，美国政府要求你支付联邦失业税(FUTA)，并与你的员工支付的社会保障税和医疗保险税相匹配。
扣减额外工资
员工可以选择让你从他们的工资中扣下一些钱来支付退休计划和保险费。每一项都需要一份单独的同意书。有时候，你也必须有所保留扣除用于法院下令的补偿，比如子女抚养费和赡养费。
薪酬表合规情况
大多数州要求你在支付工资时提供一份纸质或电子格式的工资表。一些法律允许员工选择使用或不使用电子报表，你可能必须确保他们能够轻松查看或打印他们的工资信息。
这些规定的目标是透明度。每小时工资，总工作时间，总工资，网上支付而扣除法通常是需要详细说明的。为了避免违反规定，可以联系州劳动部门了解具体的工资标准。
如何签发工资支票
你可以从有你工资账户的银行或固定用品商店购买支票股票。当你下订单时，确保支票库存是为了防止欺诈而设计的，使用的墨水可以被银行支票阅读器解读，并有所有必要的信息。大多数将显示您的企业名称，员工姓名和地址，支票号码和日期，以及银行名称和地址。一旦支票打印出来，把它们密封在一个有两个窗口的信封里，这样可以看到目的地和返回地址，贴上适当的邮资，然后把它们邮寄出去。这个过程可以通过使用工资单服务来简化，在某些情况下，包括工资单交付。188bet金宝搏app
直接存款vs.工资卡
多年来，纸质工资支票一直是可靠的薪酬方式，但由于科技的发展，现在有了更有效、更便宜的方式来支付员工的工资。目前使用的两种方法是直接存款和支付信用卡．
直接存款通过电子方式将钱从你的工资银行账户转到员工的个人银行账户。这种交易是即时的，而且大多数银行都不收费。由于这些原因，直接存款已超过印刷支票成为首选的支付方式。然而，员工必须有一个有效的银行账户，有时可能需要两周的时间来建立。
最近使用越来越多的一种支付方式是预付借记卡或工资卡。对于那些没有银行账户，但仍然希望立即获得工资的员工来说，他们是理想的选择。
无论你选择哪种工资支付方式给你的员工，一定要审查所有州特定的要求。大多数银行允许电子支付，但通常不是唯一的选择。
我如何改进我的工资流程?
长时间花在行政工作上，回复国税局的信件或法院的工资没收令，都是你的工资流程可以改进的迹象。下面是一些简化工作流程的小技巧:
- 统一工资周期
按不同的时间表支付不同类型的工人(例如，按周支付小时工，按半月支付受薪员工)使工资复杂化。找到一个符合州法律并对你的全体员工最有效的工资期限。 - 投资工资软件
工资单软件中的自动化功能消除了重复性的工作，比如手动输入数据。这减少了错误，节省了时间并提高了遵从性。 - 将工资单与其他流程集成
许多类型的工资单软件可以与时钟和会计分类账无缝集成。当这些操作是同步的，你可能有更准确的工资计算。 - 使用数字计时解决方案
纸质时间表经常会导致错误。时间跟踪软件使用生物识别来防止欺诈，并自动计算工作时间。 - 保持最新的法规要求
管理工资和就业的法律在不断变化。随时了解最新的法规将帮助您保持合规并避免昂贵的罚款。 - 和一个薪资服务提供商188bet金宝搏app
通常，改善薪资流程最可靠的方法是与能够代表您处理薪资各个方面的提供商合作。你可以安心地知道你的员工按时支付工资，你的税收也正确准备。
薪资处理常见问题
看看其他雇主在薪资处理方面有什么问题:
处理工资单需要多长时间?
你选择的处理工资单的方法将决定它需要多长时间。人工计算可能需要数小时到数天，这取决于你有多少员工，以及你必须遵守的法律。如果你是跨州经营的大企业，用这种方式处理工资单通常是不可行的。更有效的方法是使用工资单软件，由于自动化，工资单可以在几分钟内运行。
什么是全周期工资单处理?
每个发薪日之间的时间被称为工资周期。短则一周，长则一个月。在此期间，采取了几个可重复的步骤:
- 员工工作并记录他们的工作时间
- 工资总额是按小时工资计算的
- 税收和其他扣除额从工资中扣除
- 净工资通过工资单、直接存款或工资卡发放给员工
什么是端到端工资单处理?
端到端工资单处理将工资单与劳动力管理的其他方面集成在一起，例如绩效衡量、培训、调度、好处和补偿。通过建立这种联系，您可以在整个员工生命周期中改善沟通、记录保存、分析和效率。
为什么工资单流程很重要?
工资处理很重要，因为拖欠员工工资或报税不正确可能会导致罚款和补缴税款的利息。不可靠的工资也会损害员工的士气，损害你的商业声誉。当你考虑这些后果时，通常最好投入必要的资源，无论是时间还是金钱，以确保你的工资是正确的。188bet金宝搏手机客户端下载
处理工资单需要什么?
在你雇佣第一个员工之前，必须有一个工资流程。一般而言，你需要:
- 申请联邦雇主识别号码(EIN)
- 获取州和地方税务识别号码(如适用)
- 收集员工税收文件(W-4、I-9及W-9表格)
- 开一个专门用于支付员工工资和纳税的银行账户
- 雇用或指定工资经理
- 制定工资表
- 制定公司工资政策
工资单处理的类型是什么?
当涉及到处理工资单时，你有几个选项可以选择，这取决于你的业务规模和个人需求。最常见的有:
- 自己动手(DIY)
- 将工资单外包给会计
- 购买工资软件
- 与管理薪资提供商合作
本指南旨在作为分析雇主工资义务的起点，而不是全面的需求资源。它提供有关主题的实际信息，并理解ADP不提供法律或税务建议或其他专业服务。188bet金宝搏app188bet金宝搏app
所提供的税收数据是截至2020纳税年度的数据。