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使用这个工具来计划和组织你年终处理和义务的各个方面。
年终有两个阶段:
在日历年最后一次发工资之前
除了正常的验证程序外，还应执行以下操作:
1.检查雇员和雇主指示性数据:
- 核实在处理季度税务报告和w -2表格时使用的雇主和雇员数据。对于AD188bet金宝搏appP客户，“季度税务核查函”是显示这些关键数据的文件。
- W-2表格第13栏的“退休计划”指标适用于哪些雇员?
- 确认员工姓名和社会安全号码的格式正确。
- 美国国税局可能会对每份W-2表格中缺少或不正确的社会安全号码或雇员姓名处以罚款。
- 确保已故员工的编号正确。
2.核对工资、税收、福利数据:
- 确认递延补偿计划类型正确，并核实员工供款金额。
- 检查团体定期人寿保险调整是否已更新并提交。
- 确保其他特殊税项已更新并提交，如其他补偿，第三方病假工资，员工业务费用报销，应税附加福利，小费分配信息和家属护理福利。
- 核实雇主各州的失业保险税率和应税工资限额。
- 计算退休人员和前雇员未征收的社会保障和医疗保险税。
- 核实扣缴是否正确，或从最终工资中扣除应纳税附带福利。这些可能包括:
- 团体定期人寿保险超过$50,000
- 第三方病假工资(第三方是否出具W-2表格?)
- 个人使用公司车辆
- 不合格的搬家费用报销
- 公司提供交通或停车场
- 雇主支付的教育与雇员的工作无关
- 非会计业务费用报销或津贴
- 奖金
- 非现金支付
- 检查所需的备用预提;验证数量。
3.检查特殊程序:
- 安排本年度的特别奖金工资表。
- 申请年终需要的特别报告。
- 确保有足够的工资供应，以完成年度和新的一年开始，包括空白支票，工资表和空白W-2表。
- 确定是否应用了所有调整，或者是否已安排了调整工资单。
- 如果员工的情况发生了变化，提醒他们填写新的W-4表格。
- 获得新的W-5表格提前赚取收入抵免(EIC)在新的一年。
- 确认本年度所有“手工”支票均已入账并在系统中更新。
- 确定所有作废或作废的工资支票已在系统中入账。
在您上次发薪之后，但在新日历年度的第一次发薪之前
做到以下几点:
1.检查雇员和雇主指示性数据:
- 检查不一致之处，如地址丢失，社会安全号码丢失或无效。
- 检查应该从数据库中删除的任何被解雇员工的“清除”编码。
- 确保被解雇的员工没有贷款、装饰物、假期和病假余额。这些差额是在编制该历年最后一份薪金时发现的，应予纠正或调整。
2.核对工资、税收、福利数据:
- 确定是否已正确提交劳动收入抵免(EIC)编码。
- 审查差异，如-负季度和/或年初至今字段，以及合格养老金编码差异。
- 核实雇主在每个雇主有工人的州的新失业保险税率和应税工资限额。
- 核实新的国家伤残保险费率和应税工资限额，如适用。
- 检验社会保障税扣缴的合理性(将工资总额减去超额工资乘以6.2%)。
- 核实雇主匹配社会保障税的合理性。
- 检验医疗保险扣缴的合理性(将工资总额乘以1.45%)。
- 仔细检查雇主匹配医疗保险税的合理性。
- 检验国家失业保险税的合理性(验证应税工资并乘以雇主经验率)。
- 将工资登记表总数与W-3表总数进行比较。
- 将W-2表格与州和地方报告总数进行比较。
- 比较每一税种报告的工资总额;调和分歧。
- 从W-3表申报的税款是否等于税款押金(941表的总和)?
- 检查第125节(自助餐厅)儿童保育计划和医疗保健报销计划的捐款和分配情况。
- 检查合格计划的超额供款，包括401(k)、403(b)和SIMPLE计划，特别是针对高薪酬员工的计划。
- 检查小费员工所需的小费分配。
- 确保所有员工税和/或应税障碍已被移除，如果不希望在新的一年。
- 核实雇员已申请更改新年度的附带福利扣除。
- 确认新年专用蓄电池的设置和清理。
3.检查特殊程序:
- 安排任何特别奖金的工资表。
- 核实新年月末结账日期是否准确。
- 确认新一年的管理报告已安排好，并将包括正确的周数和流程。
- 确认新的一年的工资发放日期、期间结束日期和季度结束日期都是预定的，不会落在节假日或周末。