适当的预付款实践:验证你的工资
墨索里尼的柯林斯博士的贡献玛丽亚皮特,CPP,客户成功执行
本文的目的是强调验证“检查点”工资从业者应该考虑为了方便准确发放工资前支付。
介绍
工资是一个组织最重要的功能之一,但它可以理所当然的…直到出现问题。例如:
- 员工支付太多,退还商品过剩
- 员工支付太少,或没有时间,导致他/她迟到账单或不得不借钱来维持生计
- 员工支付不正确,导致麻烦解决了雇主和雇员在未来支付周期
- 税收不按时支付或正确,导致潜在的合规问题或处罚
在一个极端的例子中,政府在澳大利亚雇主最近被新闻,其中很大一部分仍然突出,由于糟糕的系统和控制。虽然这个例子似乎有些过分了,但重申健壮的机制,以确保准确的重要性,兼容。
一个强大的过程,以确保准确的工资应该包括三层:
- 内部控制(更大的框架的一部分财务内部控制的组织,如设置适当的检查和平衡)
- 前工资验证检查(确保工资准确调度和支付员工)
- 工资审核(常规检查工资的过程本身,可能是更大的内部审计过程的一部分)
当然,准确和符合支付首先是通过健壮的自动化和报告。
验证检查站工资
工资从业者应该考虑以下检查点之前培养准确性工资支付员工。
“目测”/合理性
经验丰富的从业者工资自然要有知识关于工资总额“应该”是什么样子,大概,因为他们的组织。重点检查之前发放工资等项目是如何就业趋势研究这段时期相比,最后和总员工数小时(普通和加班),正在支付,和这些数字是否有意义。工资从业者应该检查(和供应商系统可能会自动标记)任何出乎意料的支付或扣除,同样很小或没有支付任何一个员工,这可能是一个键控或传输错误的结果。如果数量超过某个阈值,然后他们应该调查和纠正之前发放工资。从业者也希望确保任何手册和/或非周期的检查包括工资来看,是正确的。
此外,仔细检查常见的感知等项目你是否支付正确的支付期,你是否有任何积极的员工没有时间,和你是否有不活跃的员工工资,例如。
员工状态的变化
从业人员还应该审查员工状态的任何变化对工资的影响,如:
- 新员工
- 终止和分离的员工
- 员工在离开
例如,地址的改变员工家庭和工作之间移动跨越州界的新混合工作在许多组织。
改变员工的选举或扣除
工资从业者还应该审查员工选举和扣除的变化,如:
- 退休
- 健康储蓄账户
- 税
- 强制扣押令
- 好处的选举
员工的变化都会影响这些地区工资扣减或增加员工的工资和运行前应确定工资,以确保它们合并。公司同样应该考虑检查之前扣款不足以支付员工的工资发放工资。
系统之间的匹配
一般来说,主要做法是系统尽可能无缝集成,以最少的人工干预。理想情况下,数据应该流过自动“真相的一个版本。”If that is not the case at the organization, and data is being manually rekeyed or imported from system to system, then key totals (such as regular and overtime hours, regular and overtime earnings, gross payroll for the period, taxes, and deduction amounts) between systems should be checked and reconciled.
结论
好消息是,领导工资技术提供商有内置的报告作为工资的一部分解决方案,这有助于验证支付员工之前工资的准确性。例如,除了支付总结,细节,和传播报告,有用的报告可能包括报告的新员工,员工的变化,员工扣除,异常喜欢活跃的员工没有工资。
强工资验证实践是一个健壮的系统的一个重要组成部分,还包括控制和工资审核为了方便精度和遵从性。
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