简而言之，当远程工作跨越州界时，对雇主来说可能是危险的——以不一定明显的方式。
由于COVID国家卫生紧急情况，大多数雇主都经历了劳动力安排的变化。许多员工证明，他们可以在任何地方有效地工作。在很大程度上，这意味着在家庭办公室工作。然而，越来越多的员工已经真正理解了“在任何地方工作”的概念，他们现在可能在各种各样的地点工作，比如度假屋，或者与其他州的亲戚一起工作。
远程工作已经得到普遍认可，但跨州工作地点的影响还没有得到很好的理解。如果管理不当，许多情况可能会给雇主带来新的重大行政负担或其他问题。
本文讨论了“在任何地方工作”的某些考虑因素，如扣缴税款、工人补偿、失业保险、福利、工资和工时法以及隐私和带薪休假等新兴法律。书中列举了一些潜在问题，并就雇主如何管理灵活的远程工作安排提出了建议。
远程工作安排目前被视为雇主吸引和留住人才的新福利。然而，这可能有限制。并非所有雇主都能合理地允许员工在美国任何一个州工作。(其他担忧可能适用于国际远程工作安排，但我们将重点关注美国的影响。
简而言之，当远程工作跨越州界时，对雇主来说可能是危险的——以不一定明显的方式。
税收的影响
作为背景，雇主扣缴适用的州和地方所得税主要基于员工提供服务的地点——也就是他们的实际位置——有时，其次是员工的居住地。188bet金宝搏app一些州有互惠协议，允许在一个州扣缴税款．这些可能是相关的，有帮助的——但只有不到一半的州拥有它们．
暂时的存在当前位置雇主必须遵守长期存在但复杂的法律法规，这些法规规定了在雇主被要求预扣所得税之前，雇员可以在一个州工作多长时间。承担代扣代缴税款的责任意味着如果雇主没有从工资中代扣代缴税款，国家可以向雇主征收税款。
临时居住规则是多种多样的，通常涉及在该州居住的天数(如14天或30天)，或收入金额，或某种组合。例如，某人需要在缅因州工作23天，收入超过3000美元才需要扣缴税款。在许多州，非居民雇员到该州出差的第一天就要缴纳所得税。
在COVID突发卫生事件期间，许多州提供了救济措施，暂停了因COVID大流行而不得不在正常工作地点以外工作的员工的临时上班规定。
- 例如，阿拉巴马州和佐治亚州很快宣布，如果员工由于COVID限制而在该州工作，他们将不执行扣缴要求。然而，截至2022年，这些减免措施大多已到期。
- 另一个例子是，犹他州于2022年3月2日通过了SB 39法案，对该州临时雇员的预扣税采取具体规定。它规定了工资在20天前征税的起征点，但有几项除外;例如，只有当雇员的居住州提供类似的免税或没有所得税;不包括运动员、艺人和“关键员工”，关键员工是指年收入超过13万美元的人，或者是雇主收入最高的前50名员工。
雇主很难了解每个州的具体规定和起征点，但雇主要为此负责，税务机关必须执行扣缴要求。这个问题没有简单的答案。每个案例都是针对适用的州法律和任何指导原则的事实和情况分析。
雇主可能会担心临时工作，但在新冠疫情后的环境中，许多员工已经在不同的州工作了几个月，这可能是永久性的，所以在大多数情况下，任何临时工作的规定都得到了满足。
还有几个州维持着“雇主便利”规则。康涅狄格州、阿肯色州、特拉华州、内布拉斯加州、纽约州和宾夕法尼亚州有时会对为州内雇主工作的外州雇员征收“雇主便利”税。在这些州，这些雇员要纳税，除非雇主需要要在州外188bet金宝搏app执行的服务。在规则和执行方面存在一些变化。例如，纽约最近的审计函明确规定，除非纳税人是在雇主位于州外的真实办公室工作，而不是在纽约以外的家庭办公室远程办公，否则收入应向纽约征税。
州和地方公司或商业活动税
另外一个问题是，如果员工在不同的州工作，可能是最大的考虑因素:即使只有一名员工在一个州工作，也可以征收州企业或其他商业活动税。实际上，如果雇主以前在一个州没有被认可的办公室，但一名员工从那里开始工作，这可能会引发全新的注册要求和税务责任。可能需要向国务卿和相关税务机关注册，提供注册代理人地址，并支付公司和商业活动税，销售税和就业税，包括员工扣缴。通常还有州和地方的执照和营业许可证。
由于新冠疫情，一些州放弃了对在家工作的员工进行这种“联系”测试，但这些规定通常已经过期。此外，州公司税分摊计算通常是基于公司在该州的工资，因此远程工作者可以改变应付的公司税金额。
考虑允许员工在任何地方工作(特别是在雇主尚未注册的州)的公司应该咨询他们的公司税务部门和税务顾问。如果允许员工在任何地方工作，企业可能会在不经意间创造出全新的法律和税收义务。
国家工资和小时和其他法律有很大差异，并立即适用
一般来说，远程工作的员工必须立即遵守所在州的法律。雇主可能会在不经意间对不同的国家福利计划或规定负责，比如带薪休假要求、最低工资、要求披露的信息、不同的工资表要求等等。
例如，加州的员工如果一天工作超过8小时就会得到加班费，超过12小时就会得到双倍的加班费。加州的病假是带薪的，吃饭和休息费用必须用员工的“正常工资”支付。
纽约州劳工部官员解释了他们对跨境工作安排的看法，指出如果员工在该州远程工作，所有纽约州法律立即适用。与扣缴税款合规不同，工资和小时法没有适用门槛;没有临时或非全日逗留的规定，可作为雇主不遵守规定的借口。
其他法律也可能立即适用，或者可能与目前适用的州法律不同。一些例子包括:
- 交通税(从工资中扣缴)
- 员工福利的不同税收待遇
- 装饰的限制/限制
- 家庭/病假和COVID请假要求
- 工人分类(即，雇员vs .独立承包商)
- 残疾保险(加利福尼亚，新泽西，纽约，罗德岛等. ...)
- 薪酬平等法律和报告(加利福尼亚州、伊利诺伊州……)
- 背景筛查限制
- 隐私
一个快速发展的问题是雇主监控做法和员工隐私。几个州已经立法，其他州正在考虑采取措施。一方面，雇主有合法的利益和义务来监督雇员的活动，例如确保工资是按工作时间支付的。雇主还监控生产力，确保员工保持敬业和高效，并实现关键的业务目标。为保证质量和安全以及保护知识产权，监测可能是必要的
另一方面，一些监控可能被视为侵入性的，不断发展的隐私法律可能会限制雇主监控员工的能力。由于没有立法进一步推迟或修改该法案，加州隐私权法案(CPRA)将于2023年对员工生效。另一个例子是，根据2022年5月7日生效的一项法律，纽约的雇主必须向新员工披露任何电子监控，如互联网接入和视频会议。这样的法律是多种多样的，一般适用于州居民和在该州的工人。
另一个问题是，在需要获得许可证的行业(如建筑承包商、财务咨询、保险销售等)，国家许可可能是一个考虑因素。雇主和雇员可能需要在雇员目前工作的任何州申请许可证。
一旦员工开始在不同的州工作，所有这些法律和其他法律都可以立即适用。雇主有责任知道他们的员工在哪里，并遵守适用的法律。在后面建议的行动步骤中，将有一个程序，以确定雇员在雇主可能尚未出现或不熟悉法律的州工作的影响。还应该有一个明确的过程，通过这个过程，雇主可以识别州的变化，并应用适当的编码变化，以便各种系统识别哪个州的法律适用。
州失业保险申报和税收
与复杂的州和地方所得税扣缴法不同，联邦法律规定在所有州进行标准化测试，以确定哪个州应该接受失业保险税和工资报告。与州扣缴相反，工资和税收报告通常报告给一个州，即使员工在两个或多个州之间分配时间。
州失业保险法中“工作本地化”条款的目标是在一个州的法律下涵盖个人为一个雇主提供的所有服务，无论工作在哪里进行。188bet金宝搏app层次结构如下:
- 188bet金宝搏app服务在状态内本地化，或者在状态外执行的服务是偶然的、临时的或暂时的。
- 如果服188bet金宝搏app务没有本地化到一个状态:
- 作战基地;或
- 指挥或控制服务的地方;188bet金宝搏app或
- 个人居住状态
资料来源:美国能源部UI项目函20-02，工作规定本地化
从本质上讲，雇主不会在任何季度向一个以上的州报告工资和税收，除非雇员在季度中期进行永久性变更。即使员工每周在一个州工作两到三天，其余时间在另一个州工作，这种情况通常也是如此。
工人的补偿
雇主通常必须根据员工的工作地点为他们提供工人补偿政策。如果员工在另一个州，可能需要一份政策附录，这可能是一笔额外的费用。
然而，索赔管理一般没有变化。如果可能的话，雇主仍然应该用员工的书面声明记录受伤情况，并提供受伤地点和工作地点的照片。这份陈述应该说明受伤是否在受雇期间如果员工在家工作，这一点可能就不那么清楚了。一个关键的测试是，在受伤时进行的活动是否为雇主提供了一些利益。作为一个建议，一定要有一个单独的专门的工作区域，明确的工作时间和休息时间。
员工健康和福利福利
员工福利是向员工福利部门和/或保险公司提出的另一个问题。如果雇员在远离雇主建立的医疗保健网络的地方工作，会发生什么?
这将如何成为一个问题
州劳动/劳动力部门或税务机构可能不会自动知道员工在他们的州工作。通常会发生的情况是，员工可能会提出投诉或要求福利，如失业保险或州残疾福利。通常情况下，在一个新州的个人可能会了解到他们现在有权享受的新福利——比如带薪探亲假。
举个例子，假设一个通常在宾夕法尼亚州工作的人开始在新泽西州的度假屋工作。他们可能会了解到新泽西州残疾法涵盖了生育和申请福利。雇主甚至可能不知道雇员一直在新泽西州工作。在收到索赔后，新泽西州劳工部可能会联系雇主，因为他们的工资从未报告给新泽西州。劳工部可能会通知税务部门，税务部门可能没有工资或扣缴记录。这可能导致审计和罚款。
雇主现在应该做什么
- 首先，了解雇主如何知道或可能知道员工在哪里工作，而不是依赖员工报告任何地点的变化。雇主有法律责任了解和适用相关法律。可能会有技术解决方案和潜在的标志来提出问题。例如，旅行和费用系统可能能够检测跨州的活动，但可能还有其他情况。
- 制定并传达一项政策，要求员工提前通知公司任何工作地点的变化。
- 建立包括税务、法务、人力资源等部门参与的评估和批准流程。记录评估请求的过程，以确保一致的处理。这也会涉及到研究部分。在收到个人在一个新的州工作的通知后，应慎重地确定雇主不在的任何州可能适用的所有相关法律。
- 制定一项政策和方法，以确定何时认识到州的变化，何时为税收目的重新编码员工，工资和小时，工人补偿和其他适用的要求。
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2022年6月9日更新