工资记录是与工资有关的合并文件，企业必须为他们雇用的每个人维护工资。这包括工资率、总薪酬、税收减免、工作时间、福利缴款等等。

工资记录由哪些文件组成?

工资单一般需要这些文件保留记录包括但不限于:

  • 员工个人信息
    包括姓名、地址、电话号码、电子邮件地址、直接存款信息、紧急联系信息、出生日期、职业、社会安全号码和福利计划注册信息
  • 就业信息
    包括录取通知书，就业资格数据，全职或兼职状态，背景调查、推荐信、签署的公司政策、评估和解雇信息
  • 工时表
    包括正常工作时间，加班时间和每天工作时间，工作周和工资期
  • 支付信息
    包括工资率、工作周开始和结束日期、总工作时数、支付协议或雇员的薪酬基础(例如，小时、工资、佣金等)，以及雇员的类别(例如，豁免或非豁免）
  • 税收文件
    包括联邦，州和地方管辖的纳税申报表和纳税申报表副本，如国税局W-4表格，雇员扣缴证明或州代扣代缴税款证明
  • 扣除信息
    包括受益扣除，工资扣押令，工会会费和延期补偿信息
  • 带薪和无薪休假记录
    包括带薪休假(PTO)和休假时间余额和相关的支付金额，以及其他类型的休假记录，例如家庭医疗休假法(FMLA)国家带薪休假计划和带薪病假
  • 直接存款信息
    包括金融机构名称、帐号和路由号码
  • 报销的形式
    包括出差、办公用品等费用报告。
  • 支付记录
    包括工资登记簿和其他有关工资细节的文件，如工资期开始和结束日期，支付日期和工资支付类型(即，定期，加班，小费，奖金，佣金，带薪休假时间等)

工资文件应该放在哪里?

现在大多数组织都储存他们的工资文件数字化的，无论是在云端还是使用外部硬盘驱动器。在这两者中，云存储通常更安全，这就是为什么有很多云存储薪资服务提供商188bet金宝搏app使用它。然而，保存记录最终是雇主的责任。他们必须从服务提供商那里下载适当的报告和文件，并在所需的时间内保留它们。188bet金宝搏app

如何保存工资记录(以及这样做的最佳实践)

纸质记录是一种选择小型企业不过，雇主可能很快就会用完空间，需要一个定制的存储解决方案。那些喜欢保存纸质文件的人也需要一个安全的物理存储方式，比如一个防火锁盒。

118金宝博手机 ，另一方面，一般需要自动化或半自动化的数字记录保存。他们使用工资单软件，提供与工资单相关的报告和必要的文档来支持遵从性，并在每次运行工资单时更新记录。

无论选择哪种方法，企业都必须确保在联邦、州和地方法律规定的特定期限内保留工资记录。一旦时间过了，为防止机密信息被滥用，与离职员工有关的文件可能会被销毁。

了解所有特定于国家的要求也是最佳实践。例如，一些州要求在特定地点以某种方式保存记录。

出于税务原因保留工资记录

在国税局进行审计的情况下，拥有四年的工资税记录*可以帮助整个过程顺利进行。保存良好的纳税记录也使雇主更容易准备并向政府机构提交纳税申报表。那些使用工资软件自助服务功能也改善了188bet金宝搏app员工的体验。通过该系统，他们可以自行获取纳税和支付信息，并下载表格。

出于法律原因保留工资记录

联邦和州法律都强制执行工资记录。*雇主必须遵守适用于其业务的法律，并确保为规定的保留期保存记录。根据联邦法律必须保留的记录的一些例子是:

  • 公平劳动标准法
    下《公平劳动标准法案》的规定根据该法案，非豁免工人的工资记录必须保留至少三年，显示工资计算方式的工时表或其他文件必须保留至少两年。
  • 平等就业机会委员会(EEOC)
    为了遵守平等就业机会委员会的规定，雇主必须保留人事和雇佣记录一年。任何非自愿被解雇的员工的记录也必须保存一年，从解雇之日起计算。
  • 雇员退休收入保障法(ERISA)
    ERISA第107条要求雇主将一些与退休储蓄计划有关的文件保存至少6年，尽管其他记录可能需要保存更长时间。

保留工资记录的其他原因

工资记录包含有关工资和税收的宝贵数据，可以帮助企业制定更好的预算和管理劳动力支出。对于那些因为各种原因(比如租公寓或申请贷款)需要工资单来验证就业证明的员工来说，它们也很有用。

工资文件核对表

核对表有助于确保工资记录的完整。以下是薪资文件中常见的一些信息:

有关工资记录的常见问题

工资记录是什么意思?

工资记录是与工资有关的综合文件，雇主必须为工作场所的每个员工保留这些文件。

工资记录中包含哪些信息?

对于每个员工，工资记录通常包括:

  • 个人信息(姓名、地址等)
  • 招聘信息(聘书、评估等)
  • 豁免情况和薪酬
  • 工时表(如未获豁免)
  • 付款记录
  • 代扣代缴、福利扣减
  • 扣押扣押命令
  • PTO，假期，带薪病假或其他休假余额
  • 银行信息直接存款
  • 与工作有关的费用报告

必须保留哪些工资记录?

雇主必须保留所有联邦、州和地方法律要求的具体工资和税务记录。这包括工作时间、工资水平、总工资、工资期限等等。如对有关规定有疑问，雇主应寻求专业协助。

如何创建工资单记录?

工资记录可以手动创建，不过使用工资管理软件通常更有效和准确，因为工资管理软件有内置的标准报告，雇主可以使用它们来保存记录。

我需要一个员工的工资单吗?

是的，即使只有一名员工的雇主也必须完成工资单，并保留合规所需的记录。

*一些州和地方司法管辖区可能要求雇主保留记录的时间比联邦政府更长。

本指南旨在作为分析雇主工资义务的起点，而不是全面的需求资源。它提供有关主题的实际信息，并理解ADP不提供法律或税务建议或其他专业服务。188bet金宝搏app188bet金宝搏app