工资管理系统

运行工资是企业主最重要的责任之一，但它并不一定是最大的压力。有了正确的工资管理系统，雇主可能会获得安心，并找到更多的时间专注于发展他们的业务。

什么是工资管理系统?

简单地说，工资管理系统是雇主向员工支付工资的过程。这也是他们展示对员工的承诺、履行对政府机构的义务以及保持财务记录有序的方式。

为什么工资管理很重要?

工资管理是任何业务的重要组成部分，因为它有助于提高员工敬业度和法规遵从性。如果没有一种有效、准确的方式来支付员工工资、存税、报税以及保存记录，雇主可能会面临工资索赔和昂贵的罚款。

工资管理有哪些方法?

根据他们的预算和期望的参与程度，雇主在工资管理方面有几个选择，包括:

• 使用电子表格进行手工工资管理
  拥有少量员工的雇主可能会选择这样做管理工资使用手工方法，如电子表格。然而，潜在的成本节省通常被陷阱所抵消。手工DIY过程增加了代价高昂的错误的风险，并占用了推动业务增长的活动的时间。
• 工资管理软件
  高质量的工资软件通过自动化劳动密集型任务，节省时间并减轻管理负担。雇主可以依靠它来准确计算总工资、扣除额和净工资，同时允许他们对这一过程保持一定的控制。
• 外包
  有兴趣将工资完全从他们的盘子里拿出来的雇主通常会雇佣一个行政服务工资提供商，或者与一家公司共同雇佣188bet金宝搏app专业雇主组织．在这样的安排中，工资管理的所有方面——包括税收存款、报告和合规——都可能由提供商或PEO全面管理。

工资管理流程有哪些阶段?

不管雇主选择如何管理工资，这个过程通常包括三个阶段:

1. Pre-payroll
   雇主根据公司规定的政策和监管要求收集薪酬期的相关数据，包括非豁免员工的工作时间、例外时间(即假期、病假、陪审义务等)和员工调整，如新员工、离职、加薪或变更好处扣除和扣缴税款。然后对该信息进行验证和使用过程工资．
2. 计算
   雇主计算总总工资每个员工在工资期间所挣的钱以及预扣的税款和扣除额，从而产生净工资。在同一时间段内，他们也会累积自己的纳税义务。
3. Post-payroll
   雇主核对他们的工资，在指定的到期日期存入他们的税款，并处理任何相关的付款，如工资扣缴令。此外，他们还会向员工提供工资存根或工资表，这在大多数司法管辖区都是必需的。

工资管理系统的功能是什么?

以下职能是成功过渡到工资管理的每个阶段所必需的，必须注意细节并密切关注不断变化的规章制度:

计算员工工资

通过考勤表或118金宝博官网 通过软件，雇主必须准确跟踪非豁免员工每周的工作时间，才能正确计算工资。时间跟踪对受薪员工来说并不那么重要，因为他们的总工资是他们的年薪除以日历年的工资周期的乘积。然而，一些非豁免员工可能会获得工资，在这种情况下，他们的工作时间必须被跟踪，以确保任何加班都能得到支付，这是法律要求的。

一旦计算出每个雇员的总工资，雇主必须处理某些特定的工资从工资扣除,包括:

• 税
  雇主根据雇员的扣缴证明和应纳税工资总额扣除税款。
• 自愿扣除
  雇主在扣除退休计划缴款、健康或人寿保险费或工会会费之前，必须得到雇员的书面授权。
• 强制扣除
  雇主通常会收到来自政府机构或法院的正式命令，通知他们必须扣留国税局或州税收、子女抚养费或其他工资收入。

当所有的扣除额都从工资总额中减去时，结果就是雇员的净工资或拿回家的工资。

处理工资税

雇主必须从雇员工资中计算并扣缴联邦、州和地方的税款。具体金额是根据当前税率和每个员工的税率计算的W-4表格，雇员扣缴证明以及州或地方扣缴凭证。雇主还被要求与员工缴纳的社会保障和医疗保险相匹配联邦保险缴款法税收，并可能完全负责联邦和州的失业税。然而，一些州要求员工通过扣除工资来为州失业、残疾和带薪家庭假项目做贡献。所有款项必须在规定的期限内送到政府机构。

遵守工资记录保存要求

政府机构要求雇主保持工资记录¹为每一位员工服务。这些信息通常包括:

• 姓名及职业
• 地址
• 社会保险号码
• 员工一周开始工作的日期和时间
• 每天和每周工作的小时数
• 支付雇员工资的依据
• 正常时薪
• 每天或每周的直接收入总额
• 每个工作日的加班工资
• 工资总额
• 从工资扣除
• 津贴声称
• 净工资
• 每次付款的日期及付款期间
• 扣缴税款
• W-4表格和州扣缴证明

联邦税收所需的记录必须保存至少四年;所有其他记录必须按照适用于业务的各种法律保存。如果它同时受到联邦和州法规的约束，它需要遵守时间框架更长的那一个。如果有疑问，雇主应该与相关机构核实，以确保他们在正确的时间内保留了正确的文件。

为员工提供工资报表

为了提高透明度，大多数州要求企业在员工领取工资时向他们提供工资表。一般而言，每个发薪期间必须显示工资率、工作时数、工资毛额、工资净额和扣减额。此外，还有法律规定了电子工资报表的发送以及员工如何访问它们。为避免违规，雇主应联系所在州的劳动部门了解具体要求。

使用工资管理软件有什么好处?

试图成为工资专家是一个艰苦的过程，几乎没有给企业主留下空间来改进他们的产品或服务。188bet金宝搏app这就是为什么许多人依赖工资管理软件，这可以节省他们的时间，并为他们提供其他关键好处，例如:

• 准确的计算
  自动化有助于确保工资计算、工资扣除和纳税是正确的。
• 合规援助
  一些薪资软件供应商会将可能影响其业务的雇佣或税收法规的变化通知雇主。
• 查阅税务表格
  雇主可以通过他们的工资软件轻松获取重要的税务文件-表格W-4，表格W-2，表格1099，表格I-9和其他。
• 灵活的支付
  除了传统的工资单，工资单软件通常还可以提供直接存款和其他支付方式，比如支付信用卡．
• 详细的记录
  许多数字工资单系统创建了具有各种工资单记录的员工配置文件，这些记录可以聚合和下载以满足监管要求。
• 员工自助服务188bet金宝搏app
  通过移动应用程序或电脑，员工可以编辑他们的个人信息，更改扣除，提交预扣税信息，查看工资报表等。
• 减少工资错误
  工资单软件，可以与时间跟踪人力资源程序减少了重复的数据输入，从而有助于防止错误。
• 自动警报
  许多工资单系统提供工作流通知。当软件检测到数据输入错误时，如果进行了配置，它可以向用户发送警报，以便他们在工资单处理之前纠正错误。

如何选择工资管理系统

正确的工资管理系统通常能够在专业知识和集成技术的支持下提供准确和及时的工资处理和税务申报服务。188bet金宝搏app为了找到这样的解决方案，企业主应该问这些问题:

1. 成本是否符合预算或预期增长?
   小型企业拥有最少财政资源的组织可能会选择基本的工资功能188bet金宝搏手机客户端下载，而预期增长的组织可能愿意在强大的功能上花费更多。
2. 供应商的声誉和经验水平如何?
   有信誉的工资供应商往往有长期客户，他们愿意谈论他们收到的服务质量。188bet金宝搏app提供商在特定行业工作的时间越长，他们就越有可能了解适用的法律和合规问题。
3. 服务的安全性如何?188bet金宝搏app
   加密、防火墙、多因素身份验证和备份实践对于保持机密性和完整性至关重要。重视安全性的工资单提供商通常可以演示这些以及他们用于保护数据的任何其他措施。
4. 这个软件与其他程序兼容吗?
   雇主应该确保他们的薪资供应商提供无缝服务集成时间跟踪，人力资源和任何其他现有的程序。
5. 报告功能是什么?
   一些工资供应商可以帮助确保新员工报告、年度报告和其他文件及时提交给适当的政府机构，并包括所有必要的信息。

ADP如188bet金宝搏app何帮助企业进行工资管理

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• 灵活的支付方式-工资，直接存款，工资卡
• 代扣代缴税款
• 为合规问题和报告需求提供支持
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有关薪资管理的常见问题

工资管理的意义是什么?

工资管理是对员工提供的服务进行补偿的行政任务。188bet金宝搏app它还提供了员工总收入、工资扣除和净工资的财务记录，以及雇主的相关工资税义务。

如何进行工资管理?

如果没有可靠的软件来自动计算和最小化错误，工资管理可能是一个困难、耗时的过程。在其最基本的形式中，运行工资单包括以下步骤:

1. 计算总工资
   对于受薪员工，年薪除以一年的总发薪周期。对于小时工，将每小时工资乘以工作总小时数，并遵守联邦和州法律支付任何加班费或保险费。需要注意的是，雇主必须像小时工一样准确地跟踪非豁免员工的时间和出勤率。
2. 保留扣除
   从工资总额中计算并扣缴任何合格的税前缴款，其次是联邦和州所得税、医疗保险和社会保障税、州失业、残疾或带薪产假保险费、法院命令的工资扣款以及任何其他自愿或强制性扣减。
3. 支付员工
   根据国家工资支付规定向员工发放净工资，并在必要时向每位员工提供一份符合国家法律的工资表。
4. 将税款汇给政府机构
   计算并存入雇主税(即联邦和州失业税，FICA税)和在指定的截止日期前使用适当的提交方法从员工工资中扣缴的税款。
5. 存档工资记录
   参考联邦和州工资记录法律，确保必要的文件按照每项要求保存。

管理工资系统的六个步骤是什么?

第一次维护或创建工资管理系统可能包括以下步骤:

1. 申请雇主识别号码
   一个静脉可以从美国国税局获得，这是缴纳工资税所必需的。雇主可能还需要申请州或当地的身份证号码。
2. 收集员工税务文件
   W-4表格和州扣缴证明需要帮助雇主计算员工工资税扣除额。
3. 确定工资计划
   一般的发薪期有周薪、两周薪和半月薪。有些州可能有支付频率要求。
4. 文件补偿条款
   有清晰的书面政策说明公司对工作时间、加班、带薪休假等的要求和法律。此外，有必要获得每个员工的书面同意利益的贡献以及其他自愿扣除工资，以及某些工资支付方式，如直接存款和工资卡。
5. 选择处理工资单的方法
   企业可以在内部管理工资，也可以选择将这一过程外包给薪资服务提供商188bet金宝搏app获得最佳的时间节省和遵从性支持。
6. 开一个银行账户来发工资
   单独的工资账户通常会导致更好的资金管理，更容易对账和更准确的工资交易记录。

什么是工资系统?

工资系统是支付员工工资、存入就业税和维护交易记录的任何方式。这些任务可以通过手动流程完成，也可以通过软件自动化来节省时间并将错误风险降至最低。

本指南旨在作为分析雇主工资义务的起点，而不是全面的需求资源。它提供有关主题的实际信息，并理解ADP不提供法律或税务建议或其他专业服务。188bet金宝搏app188bet金宝搏app

¹根据各种联邦和州法律，雇主必须保留的基本记录还有其他要求。请记住检查每个司法管辖区的合规要求。