远程员工的I-9验证并不复杂。通过了解I-9表格的基本原理，并遵循当前的COVID-19指南，雇主可以保持合规。
远程员工的I-9验证并不复杂。通过了解I-9表格的基本原理，并遵循当前与全球健康危机有关的指导方针，雇主可以保持合规。以下是需要了解的内容。
I-9表格是什么?
雇主使用I-9表格来核实新雇员的身份和在美国就业的工作许可。所有雇主(或雇主的授权代表)都必须为他们雇用的每个人填写一份I-9表格，包括公民和非公民。
在雇佣的时候在美国，雇主还需要确保每位雇员正确填写I-9表格。作为I-9核实程序的一部分，新雇员填写I-9的第一部分，并向雇主出示适当的文件，以确认他们的身份并证明受雇资格。雇主必须评估提交给他们的文件是否真实，是否与雇员有关。雇主需要记录在I-9表格第2节中收到的文件信息。
下表显示了I-9表格的基本信息，它分为三个部分。该表格还包括一个可接受的文件列表，用于确定身份和就业授权。
完成远程工作者的第2部分
在COVID-19健康危机之前，雇主被要求在员工在场的情况下检查第2条文件。为了开始这个过程，雇主通常会让新员工来工作场所。雇主也可以指定一名授权代理人，如律师、代理人或公证人，代表该组织填写第2节。不允许通过网络摄像头、电子邮件、传真或类似方式审查或检查文件。
然而,对于远程操作的工作场所由于新冠肺炎疫情，美国国土安全部(DHS)和美国移民和海关执法局(ICE)一直允许雇主远程检查I-9文件，并推迟在员工现场检查。目前的指导方针原定于2022年4月30日到期，但国土安全部最近延期了表格I-9要求灵活性，生效日期为2022年5月1日至2022年10月31日，作为正在进行的COVID-19预防措施的一部分。
根据《移民和国籍法》第274A条，最新的指导意见规定，如果一名雇员在2021年4月1日或之后被雇用，并且由于covid -19相关的预防措施而完全在远程环境中工作，他们可以暂时免除与I-9表格相关的身体检查要求。这一条件一直持续到远程工作者“在定期、持续或可预测的基础上从事非远程工作，或与此类要求相关的灵活性延长终止，以较早者为准”。
恢复正常操作后怎么办
一旦恢复正常运营，所有使用远程验证入职的员工都需要在三个工作日内向雇主报告。那时，雇主核实并实际检查之前通过远程方式为I-9表格提供的文件。雇主应在表格I-9的第2部分附加信息栏或第3部分(如果合适的话)添加“实际检查过的文件”和检查日期。请记住，第3节是针对重新验证和重新雇佣．
雇主还应注意到，虽然I-9表格的要求灵活性已得到延长，但鼓励他们自行决定开始亲自核查雇员的身份和就业资格文件。这包括在2020年3月20日或之后受雇的员工，以及那些根据该法案远程提交文件以证实其身份和资格的员工国土安全部的规定更宽松，该计划于2020年3月首次公布。
雇主应留意国土安全部而且冰网站公告何时扩展结束，何时恢复正常运营。
确保远程遵从I-9的方法
雇主可以确保远程员工的I-9验证流程是否合规执行在几个方面。
第一个行动项目是创建一个策略，清楚地概述谁可以充当组织的代理。这样做将有助于该组织避免潜在的违规行为，因为州法律可能会限制谁可以代表该组织填写I-9。例如，加利福尼亚州法律将此类服务限制在有执照的律师、根据联邦法律授权提供移民服务的个人以及具188bet金宝搏app有移民顾问资格和担保的个人。
其次，雇主应该提供填写I-9表格的明确说明，以避免昂贵的罚款。例如，雇主有时会指定一名公证人作为授权代表填写表格I-9的第2部分。然而，尽管公证员通常是一个负责任的选择，公证员应该注意I-9表格不需要公证书吗．因此，公证员不应在表格上加盖公章。这个潜在的错误可能会导致未来审计的违规。
最后，雇主应该通过建立一个审查流程来审查所有远程完成的i -9表格，并确认所有信息输入正确。常见的错误包括错误的文件被接受，缺少文件信息，没有保留组织或公司要求的复印件e - verify系统．
根据联邦法规，雇主需要在雇佣之日起保留I-9表格原件三年，或在雇佣结束之日起保留一年，以较晚者为准。这些表格应随时可供授权的政府官员查阅，包括国土安全部、司法部民权司、移民和雇员权利科以及美国劳工部的官员。雇主或员工不应将I-9表格邮寄给美国公民及移民服务局(USCIS)或ICE。188bet金宝搏app
如需更多指导，雇主可参阅雇主手册M-274由美国移民局提供。
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本文最初发布为“ADP HR Week Tip of the Week”，这是为ADP创建188bet金宝搏app的交流小型企业客户。