为什么你要把你的组织无纸化(以及如何)

尽管工作变得更加数字化,公司仍然使用大量的纸。然而,实现无纸化办公有很多好处,例如节约成本、提高员工生产率和更好的文档安全。副总裁这是为什么乔治Mavrantzas ADP的策略和思想领导认为这是一个聪明的主意。188bet金宝搏app

当全球COVID-19健康危机关闭物理工作场所安全原因和员工一同开始在家工作成为必要系统实现网上购物。这加速转变,已经起步。

尽管这些趋势,很多组织仍然使用大量的纸,浪费时间,金钱和宝贵的环境资源。188bet金宝搏手机客户端下载如果你正在考虑一个朝着成为一个无纸化组织,这是一个看的好处以及步骤可以帮助你实现你的目标。

成为一个无纸化组织的好处

实现无纸化办公的环境好处很多。当你成为一个无纸化组织,贵公司部分发送到垃圾箱,这是至关重要的健康环境。然而,这并不是唯一原因考虑更新您的业务的政策在纸使用。在其他几个优势:

上班族平均每年使用10000张拷贝纸,根据明尼苏达州的办公室环境的援助。除了支付这些文件,组织成本更当你在员工的价值因素的时间印刷、申报、邮寄和寻找物理文档。

这一举动远离纸检查是一个明显的例子。公司通常会花2美元至4美元/检查发行时占劳动力成本后,根据法新社的2022支付成本基准调查。“我们到目前为止的证据的概念,从一个价格点,分布的纸支票,”乔治Mavrantzas说战略副总裁在ADP和思想领导。188bet金宝搏app

数字化可能会导致相当大的节约成本。“储蓄是如此之高,以至于一些零售商百思买等甚至支付他们的客户和他们的账户去无纸化,“Mavrantzas笔记。

电子文档比纸更容易和更快的分享文件。他们还允许员工跟踪更改和合作项目。大约51%的受访者的调查KMWorld说更好的数字文件系统将使他们的工作更容易,而55%的人说他们会节省时间和使用纸。

你有更好的安全性和电子文档通过控制谁可以看到什么。任何人都能看到信息在一张纸上坐在一张桌子,甚至带走它。

当全球健康危机关闭工作场所、过程取决于文书工作非常努力。员工在家工作不能只手文档。他们也没有相同的访问内部文件柜以及office-quality打印机、复印和扫描。这创建不必要的挑战在本已艰难的时刻。

“无纸化可以减轻灾难的时候,就像一个飓风或洪水,”Mavrantzas解释道。“在这些时候,传统邮件和快递是有限的,但它不会影响电子交付。"

当你准备开始你的组织朝着无纸化,这里有五个策略来帮助你开始和维持动力。

有些地方你可能会显著减少纸的使用包括:

在每个部门,把过程使用纸和数字选择存在。例如,而不是使用纸质合同的员工和客户,您可以使用像DocuSign安全软件。而不是发送纸质发票的邮件,您可以使用Bill.com或鑫元鸿。

对于员工福利,您可以使用数字登记和材料而不是邮寄小册子,小册子中获益。所有这些举措减少纸的使用在创建更容易,数字记录。

员工工资是另一个机会,减少纸的使用,特别是在纸的检查。“穿过你的员工工资。通过直接存款参与率来识别你的论文检查人口,“鼓励Mavrantzas。他说,这些员工可能受益于搬到无纸化。

替代检查和直接存款,Mavrantzas还建议设置paycards。“通过这些选项,你可以试着把100%无纸化,同时仍然保持兼容,”他说。“跟你的供应商,因为它可以很容易实现这些无纸化选项。”

鼓励你的员工使用更少的纸,这可能意味着改变习惯,他们多年来一直在使用。一定要解释为什么你使用常规和这些变化有效的沟通策略。压力不仅对您的组织的环境和经济效益,也节省时间和生产率为你的人。

也确保你为新系统持续教育的机会。“一切,必须有某种类型的训练,“Mavrantzas笔记。“你不能让一个员工新事物像paycard说祝你好运。如果他们犯了错,他们会回到他们旧的方式像纸检查。”

一旦这些举措减少纸张的使用,一定要跟踪纸和数字随着时间的推移,不同部门使用。这可以帮助您找出新方法,你仍然可以改善工作。更多员工的动机,你可以提供奖项和奖励部门最大的减少。

今天与技术,有更少的需要比以往任何时候都物理材料的副本。虽然需要一些工作,可以实现无纸化的好处组织通过以下步骤。

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