跟上合规在年度招生并不容易;这里有一个清单来帮助。
新历年右拐角处,现在是时候对许多人力资源领导人准备年度开放登记,以确保遵从性。
这里有一些合规检查表项目人力资源领导人考虑他们未来一年的计划。
1。回顾你的计划文档
年度开放登记你的合规检查表应包括审查你的计划文档的任何必要的更新关于会员资格,计划的好处,新的供应商和名称的变化。同时,回顾你的工作概要文件确认你理解统计数据和位置,态度和偏好,和福利使用率为组织巩固前一个计划。
定期评审你的计划文档可以帮助确认计划反映当前的政策,程序和做法,特别是关于资格和管理规定。务必使你的操作程序与你的计划文档需求年中选举。
2。更新你的南方浸信会和SPD文件
下一步在合规检查表是更新你的总结福利和保险(SBC)和你的总结计划描述(SPD),以反映任何改变。两个文档是必需的。社民党可能包括必要的元素来满足南方浸信会的要求,但它也需要一个单独的文档,可以发放了关于每个覆盖选项提供给参与者。
参与者应该获得一个简短的,易于理解的南方浸信会和统一的词汇表,用于健康保险和医疗帮助他们理解并评价医疗选择。是透明的——包括的总结没有涵盖的服务计划,需要钱和免赔额,和成员的权利。188bet金宝搏app此外,南方浸信会必须包括示例来演示该计划将支付在两个常见的医疗情况下——例如,管理慢性疾病如糖尿病,生一个孩子。
3所示。回顾你的年度招生材料
占年度开放登记窗口中,你应该特别仔细检查你的开放招生计划,截止日期,文件和表单,覆盖选项和变化,电话号码,和网站和手机信息联系资源,当前覆盖声明,计划具体总结和利率。188bet金宝搏手机客户端下载
4所示。更新你的载体和速度信息与第三方供应商
你的合规检查表应包括更新载体和频率信息为任何第三方账户管理员或供应商使用登记和眼镜蛇行政服务。188bet金宝搏app
确保您的系统将会准备好你的计划开放登记,交流任何新的选项或系统特性以及计划更改您的技术供应商未来几个月的时间。这将不仅有助于正确供应商开发和配置您的系统,但也检查正确的内部流程和策划有关更新来支持这些变化和应对员工调查。
5。建立你的年度招生沟通计划
建立你的沟通计划,通知员工和参与者的年度开放登记期和任何更改你的计划产品也是一个关键项合规检查表。记住每个员工有特殊需要时,健康和福利,所以透明度和简化可以帮助确保更好地理解可用选项并允许员工做出最好的选择为自己和他们的家庭成员。
为此,确定沟通策略最适合您的业务,尤其是在艰难时期如COVID-19全球卫生事件。例如,你的策略可能包括短信、移动应用、互联网/内联网或社交媒体。你也可以通过海报开放登记信息交流在打破房间或走廊或者直接邮寄明信片的员工没有电脑/移动访问。一定要抓住国内电子邮件和手机号码之前开放登记和使用多种沟通方法来保证。
6。你的南方浸信会分发给员工
在你的下一个项目清单是南方浸信会分发给员工。尽管联邦规则允许电子分销如果满足特定的需求,提供开放登记材料最安全的方法是手动或通过美国邮政员工当前的家庭住址。不适合许多企业电子信息披露规则。例如,员工经常需要直接访问公司给个人电脑参与。电子分布会变得特别棘手,在处理某些人口群体,如儿童由儿童支持订单,眼镜蛇受益人或退休人员在群组计划。
未能妥善管理健康计划需要注意到痛单位下,PPACA ERISA,眼镜蛇,HIPAA可能导致代价高昂的处罚。如果你在怀疑如何进行,最好是与你的法律顾问。
7所示。回顾你的ACA相关数据
回顾你的可支付医疗法案很重要(ACA)的数据,以确保遵从性之前,期间和之后你开放登记。需要访问和准确的员工数据检查员工是否适当归类为全职还是兼职,这样你的业务符合各种ACA需求。
记住相关包括小时三个特殊的无薪休假,休假,陪审员的义务和USERRA相关时间,而计算30小时每周或每月130小时,以确定员工资格除了工作时间和带薪休假的时间。
根据您的业务的规模,ACA规定employer-shared责任可能需要您的组织提供最低基本覆盖“负担得起”,为全职员工提供“最小值”。
你的数据收集实践应该使你的企业收集和整理相关数据,如一个雇员工作的小时数,每个员工的几个月已经收到了保险,医疗保险的支付能力和员工的数量达到ACA全职状态。数据应该是现成的,这样您就可以确认你要求见面,在需要的时候支持合规。
8。确保你的人力资源工作人员在最新计划是最新的变化
你必须开放入学政策和福利员工沟通,你还需要确保你的人力资源,工资和福利专业人士最新最新计划的变化,适当调整了系统和数据传输协议。员工应该理解这些变化将如何影响他们在年度招生和每年的开始新的计划来驱动战略利益包。
当你计划开放招生季节,或非周期的入学率,应仔细考虑和规划沟通的好处整体。
通过完成这个清单,你会顺利的会议每年招生目标和合规义务
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