在与员工进行一场艰难的对话之前，确保你已经仔细计划好了你需要传达什么信息，以及你将如何传达这些信息。
作为雇主，与员工的艰难对话是不可避免的。然而，2019冠状病毒病大流行带来的挑战使这一水平达到了新的高度。无论是关于潜在的COVID-19暴露，工资冻结或休假，还是其他问题，这些对话都必须始终如一地谨慎处理。这里有一些进行困难对话的一般指导方针，以及一些需要考虑的场景。
一般的指导方针:
这里有一些处理这类对话的一般准则:
- 要积极主动。采取措施从一开始就防止问题的发生。使用一个员工手册定期召开员工会议，清楚地传达工作场所的规则和程序，让员工确切地知道对他们的期望。
- 及时解决这个问题。如果你有理由相信某位员工违反了公司政策，立即收集事实，必要时立即进行调查，并尽快与该员工会面。尽早解决这个问题可以防止它变得更糟，从而导致未来更困难的对话。
- 与员工进行私人对话。安排员工和经理或人力资源代表之间的对话，他们受过培训，有处理困难对话的经验。在COVID-19大流行之前，面对面的谈话通常被认为是这种谈话的最佳做法，但雇主现在必须考虑是否有必要进行面对面的谈话。当不需要面对面的会议时，安排一个与员工的视频对话。对于纪律或解雇会议，考虑让另一位经理作为谈话的见证人。
- 要有同理心，但要直截了当。让员工知道你明白你传达的信息可能很难被听到，但不要回避这个问题。如果员工违反了公司的政策，明确地告诉他们问题出在哪里，他们必须采取什么措施来纠正，以及不这样做的后果。
- 给员工一个发言的机会。在会议期间，给员工一个发表意见和提问的机会，以确保他们完全理解问题。
场景:
以下是大流行期间可能需要进行艰难对话的几种情况。
1 .一名员工的COVID-19检测呈阳性，你想通知那些与他有过密切接触的人。
如果员工被确诊感染COVID-19，告知其他员工他们可能在工作场所接触到COVID-19，但要保密(即不透露谁患病)。《美国残疾人法案》(ADA)要求雇主对所有医疗信息保密，即使与残疾无关。许多州可能也有类似的法律。
在这些情况下，与联邦、州、地方和公司的规则和指导方针保持密切联系。例如，美国疾病控制中心表示，任何与COVID-19患者有过密切接触的人都应该在最后一次接触后至少呆在家里14天，并观察症状。如果可以的话，让亲密的联系人知道他们可以在家工作。如果员工无法远程办公，并且根据适用法律或公司政策有权休假，请通知员工这些权利(某些休假法要求此类通知)。
#2:一名员工在疫情期间打电话请病假，你想保护其他员工免受潜在的COVID-19感染。
在流感大流行期间，联邦法律允许雇主询问员工是否出现了流感大流行病毒的症状。因此，根据联邦法律，如果员工打电话请病假，您可以参考最新的联邦、州和地方关于COVID-19症状的指南，并询问该员工是否出现了每种症状。
如果员工出现任何COVID-19症状，请遵循适用的联邦、州和地方规则和指导，并让员工知道他们在重返工作岗位之前需要采取哪些步骤。
根据《美国残疾人法》，将所有有关员工疾病的信息作为保密医疗记录。
3 .员工违反了着装规定。
在疫情期间，许多雇主放宽了着装要求，但一些员工可能做得太过头了，或者疫情带来的压力可能导致卫生状况不佳、体臭和其他问题。在任何一种情况下，这会对客户、顾客和同事产生负面影响。考虑以下处理此类问题的指导方针:
- 要机智而直接。通过让员工知道你打算讨论一个困难的话题来做好准备。在某些情况下，员工可能没有意识到存在问题，可能需要有关问题所在的具体信息。对问题作出解释，尊重员工。使用事实性术语，避免评判性语言。引用公司的政策(如果适用)并描述员工的行为是如何影响业务的。
- 了解工人的权利。根据《民权法案》第七章、《美国残疾人法》和类似的州法律，雇主可能需要做出以下规定合理的住宿对于残障人士，以及员工真诚持有的宗教信仰和习俗，除非它对业务造成了不适当的困难。例如，一个雇主要求员工把胡子刮得干干净净，可能需要对那些留胡子作为宗教活动一部分的人破例。
- 永远不要以为你知道原因。卫生问题可能由多种因素引起，包括医疗问题、文化差异、心理健康问题、个人问题或不良的仪容习惯。永远不要假设这些因素中的任何一个是原因，在处理卫生问题时要注意非歧视法律。
- 设定期望并记录下来。在会议结束时，清楚地传达你的期望和下一步。记录对话，需要采取什么行动来解决问题，以及未能纠正问题的潜在后果。如果住宿是解决方案，记录与员工的讨论，住宿的可能选择，以及如何实施住宿。一旦实施，定期检查员工，以确保住宿是有效的。
#4:今年不会加薪。
如果你通常会给员工加薪，但无法做到，可以考虑以下建议来帮助管理员工的士气:
- 设定预期。虽然员工可能已经习惯了每年的加薪或奖金，但要向他们解释，并不是每年都有保证。避免使用暗示员工会自动获得奖金或加薪的语言，并传达公司在加薪之前考虑的因素。
- 使用多管齐下的方法。当冻结工资是必要的时候，要直截了当地告诉员工公司所面临的困境。考虑尽早宣布冻结，然后跟进每一位受影响的员工。
- 解释说你考虑过其他选择。承认这个决定对公司来说很困难，你在做出决定之前考虑了所有可能的选择。在适当的情况下，考虑向员工征求意见，以帮助改进业务流程和降低成本。
- 寻找其他方式来认可员工。如果你不能给绩效加薪，你仍然可以承认以其他方式表现员工，如“月度最佳员工”计划、公司通讯公告、主管便条或特殊特权。
5 .休假或裁员是必要的。
这里有一些关于休假和裁员与员工沟通的指导方针:
- 遵守通知要求。一些法律可能会规定雇主在休假、裁员或工厂关闭之前需要给员工什么样的通知和通知的时间。由于2019冠状病毒病，各州可能暂停或更改这些要求。此外，一些州要求任何减薪都要提前通知。在没有具体通知要求的情况下，尽可能多地提供通知。
注意:一些州和地方司法管辖区制定了预测性调度法。这些法律通常要求雇主遵循一定的日程安排，包括在改变员工的日程安排之前提供一定数量的提前通知。一定要检查一下你是否受到这样的法律的约束。一些司法管辖区，包括俄勒冈州，正在针对2019冠状病毒病提供有关这些法律的指导。
- 要清晰、简洁、富有同情心。请记住，员工可能不知道什么是“无薪休假”或“下岗”，而且这些术语没有统一的定义。用员工能理解的语言，清晰简洁地描述你正在采取的行动。例如，“由于商业活动的减少，我们要求员工休无薪假。您的无薪假期将于日期开始，预计于日期结束。在此期间，你不能为公司做任何工作。不幸的是，由于仍然存在很大的不确定性，这个结束日期可能会改变，而且不能保证。”在传达消息时也要富有同情心，告诉他们你知道这将对他们产生重大影响，并且在得出结论之前你考虑了其他选择。
- 解决最终薪酬和福利问题。准备好提供有关员工的信息最后的支付以及会议期间的福利(如适用)。联邦和州都有规定向雇员提供最终工资和某些通知。此外，根据你所在的州，你可能需要在雇员的最终工资中包括累计、未使用的假期和带薪假期。一些州的最终薪酬法可能与休假有关。不过，一般来说，有明确返回日期的短期休假(与员工明确沟通)不会触发最终工资要求。因此，欠员工的任何工资将在下一个正常发薪日到期。然而，一些州可能有更严格的规定。例如，在加州，休假超过10天或正常工资期(如果更短)应被视为裁员。如果是裁员，最终工资和所有累计但未使用的假期和PTO必须立即支付。确保遵守所有适用的要求。
- 提供分离信息。有几个州要求雇主提供离职通知，详细说明离职的原因和日期。在某些情况下，这些通知是直接发给员工的。其他州则要求雇主直接向州失业机构发送通知。一些州还要求雇主在离职时提供有关失业补偿和其他福利的书面信息或休假．检查您所在州的要求以确保符合要求。
结论:
在吃之前艰难的谈话和员工在一起时，要确保你已经仔细计划好了，不仅要传达什么信息，还要考虑如何传达。
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这篇文章最初是作为“每周ADP人力资源小贴士”发布的，这是为ADP公司创建的交流188bet金宝搏app小型企业客户。