不断变化的就业法规使得人力资源合规变得相当复杂。你可能不得不修改你的流程和员工手册，或者完整的文件——所有这些都占用了你经营企业的时间。但无论你有多忙，人力资源合规都应该是首要任务，否则你将面临处罚和诉讼的风险。
什么是人力资源合规?
HR合规意味着遵守所有适用的劳动法。您的组织越大，业务所在的地理区域越多，您必须遵守的法规就越多。面对这一挑战，许多雇主依靠118金宝博官方网站 、软件、政策培训和支持工作流程的流程来保护他们的业务。
HR需要了解哪些法律?
联邦、州和地方各级的法律、工资和工时规定的数量人力资源要知道保持顺从是巨大的。一些比较突出的法规包括:
- 公平劳动标准法
- 平价医疗法案(ACA)
- 家庭和医疗休假法案
- 民权法案第七章
- 职业安全和健康法(OSHA)
- 同工同酬法
- 美国残疾人法案
什么是员工合规?
当员工熟悉管理其行业或工作的所有法律，并知道如何以道德的方式开展业务时，员工合规就实现了。它通常需要程序训练和鼓励从错误中学习。简单的惩罚合规的失败造成恐惧和焦虑，并可能导致员工掩盖错误而不是报告错误。
HR在合规中扮演什么角色?
因为合规在整个组织范围内，人力资源的角色是创造诚信的文化。在这方面做得好的企业通常有:
- 持续的员工沟通和教育
- 坚守道德和合规的行政领导
- 员工报告不道德行为的方法
- 在每个组织级别公平应用的策略
人力资源合规问题
从雇佣到终止或退休，人力资源合规问题往往会在员工生命周期的整个过程中出现。一些例子包括:
歧视性的工作招聘
招聘广告不应使用任何基于受保护的信息或特征而显示对候选人的偏好的语言。这包括但不限于种族、肤色、宗教、性别(包括性别认同、性取向和怀孕)、国籍、残疾、遗传信息或年龄。即使是问“应届大学毕业生”也可能被认为是歧视。在线工具可以帮助你写出公正的职位描述，或者看看你的公司是否有符合最佳实践准则的模板。
不恰当的面试问题
在面试过程中，避免问那些暴露受保护特征的问题，避免窥探候选人的个人生活或透露与该职位无关的关系。询问这些问题不仅可能会冒犯潜在员工，还可能让你面临就业歧视诉讼。相反，要问一些能让求职者展示技能的问题。如果求职者确实显示出了残疾，并提出了合理的住宿要求，你不能因此拒绝聘用他或她。
非法犯罪背景调查
背景调查面试应该由招聘经理以外的人进行，并且只有在有条件的录用通知已经向候选人发出之后。一些城市和州也有“禁止盒子”的法律，禁止雇主在招聘过程的某个阶段之前询问候选人的犯罪史。
未加密的文件
员工和求职者都希望自己的个人信息被保密。保存完成的申请，简历，i - 9形式和其他文件放在一个安全的地方，永远不要把它们放在办公室里给别人看。所有文档都应妥善保存，并仅供组织内的授权人员访问。
迟到的新员工报告
子女抚养机构依靠国家新雇员名录中的记录来寻找可能欠子女抚养费的父母。因此，当你雇佣或重新雇佣一名员工时，你有20天的时间通知你指定的州机构。在这个国家的一些地区，截止日期甚至更短，你可能会因为不遵守而被罚款。
更进一步的工人
由于会影响加班工资和纳税，对员工分类错误有时会导致巨额罚款。要正确地进行分类，首先必须将雇员与独立承包人区分开来。IRS SS-8表格，为联邦就业税和所得税扣缴目的确定工人身份如果你不确定，我可以帮你。接下来，确定哪些员工不免除公平劳动标准法因为他们将享有最低工资和加班费。
不适当的培训或指导
入职培训可以帮助新员工熟悉公司的业务运作，了解公司的政策和行为准则。了解适当行为以及如何报告骚扰和其他事件的员工可以帮助你降低被起诉的风险。有时候，让新员工在头几天跟在同事后面工作也是有好处的，这样他们就知道如何安全高效地工作。
工资和纳税不准确
正确及时地支付员工工资对于保持员工士气和避免工资索赔至关重要。你还需要计算工资税并向政府机构备案，否则将面临被审计或罚款的风险。使用一个就业服务188bet金宝搏app为了使计算自动化，税收减免和支付可以帮助提高准确性和合规性，并可能节省您的时间。
不合规的休假策略和流程
员工休假具有挑战性，因为你必须在遵守联邦、州和地方的休假法律和保持生产力之间取得平衡。为了减少您的责任，请确保您的政策和管理流程遵守所有适用的法规。
不公平的薪酬做法
除了要求同工同酬的国家法律《同工同酬法》之外，几个州还立法解决性别薪酬不平等问题。虽然你可能完全打算遵守这些法律，但随着时间的推移，性别薪酬差距可能会不经意地形成招聘调动和晋升。在律师的建议下进行定期薪酬审计有助于防止这种情况的发生。
医疗保障不足
健康保险是许多雇主提供给员工的福利，但它也可能是一项要求，这取决于你的企业规模。如果你有50名或更多的全职或全职员工，你必须根据《平价医疗法案》(Affordable Care Act)提供保险，否则将面临处罚。此外，健康计划必须是负担得起的，并提供ACA标准的最低价值。
工人补偿管理不善
当工地事故发生时，工人的补偿索赔必须尽快提交。坚持让你的员工立即报告事故，并指导经理以正确的方式提交索赔。你可以通过了解你所在行业的事故趋势，并实施安全计划来防止可避免的伤害，从而进一步降低风险。
职场冲突
员工可能会因为各种原因感到不满，但冷静的头脑必须占上风。当场或一怒之下解雇某人会让你陷入不正当解雇诉讼的危险。不当的离职处理也会损害剩余员工的士气。通过定期询问员工的反馈并采取行动，你可以在他们导致冲突或辞职之前解决工作场所的问题。
未支付最终工资
大多数州都有法律规定何时以及如何支付最终工资。有些公司要求你在员工工作的最后一天给他们发工资，所以了解你所在地区的规定很重要。你亦应及时更新你的纪录，以免多付款项。一个自动工资系统适当地与其他人力资源工具集成可以帮助确保员工只获得他们应得的工资和福利。
如何提高人力资源合规
学会如何提供帮助避免合规失误在工作的任何阶段，无论你是准备写招聘广告还是进行离职面谈:
记录公司政策
组织的政策，无论是在网上还是在员工手册中，都可以帮助每个人保持一致，使员工管理更容易。你可能需要讨论的话题包括:
- 假期
- 首选的时间跟踪方法
- 社交媒体指南
- 投诉程序
- 反歧视和骚扰政策
- 病假
- 着装规范
- 支付时间表
小心翼翼地考虑你的指导方针所以你不会写一些可能被误解或不反映你的商业价值观的东西。正式文件也应由法律顾问审查，以确保它符合所有适用的法律。
遵守规章制度
实现全公司的合规要求您随时了解适用于您业务的新法规和现有法律的更新。牢牢把握监管形势:
- 阅读立法者发布的新闻稿，订阅劳工部和其他政府机构的最新消息。
- 定期检查你遵守规定的能力，并让执行团队成员迅速解决任何缺点。
- 通过跟踪政府网站和期刊上的讨论来预测未来的变化。
- 与其他人力资源主管建立联系，参加政府监管机构将发表演讲的会议。
- 向职业律师咨询从外部角度看待合规问题影响你的业务。
与员工沟通
员工服从始于有效的沟通。应定期提供有关道德行为和最佳实践的信息，并使组织中的每个人都能获得。信息传递必须被广泛的受众清楚地理解，而不仅仅是人力资源专业人士，并应授权员工在发现可疑活动时畅所欲言。行政领导人已经购买了合规的重要性并在他们每天的行为中展示这一点，有助于提高这些沟通的持久影响。
与人力资源提供商合作
如果你有兴趣花更多的时间在发展业务上，而不是在合规上，与人力资源提供商合作可能是一个有吸引力的选择。要想成功转型:
- 让关键的内部利益相关者参与进来，并指定一位领导者来监督项目。
- 确定你需要多少支持人力资源服务台，行政服务机构188bet金宝搏app或专业雇主组织．
- 教育人力资源合作伙伴在你的业务流程、文化和人员需求。
- 通知所有员工有关过渡的情况，以及人事部门的要求应联系谁。
本指南旨在作为分析人力资源遵从性的起点，而不是全面的需求资源。它提供有关主题的实际信息，并理解ADP不提供法律或税务建议或其他专业服务。188bet金宝搏app188bet金宝搏app